複式簿記では，取引を仕訳という形で記録していきます。仕訳では，すべての取引が次の3つのステップで記録されていきます。
- 取引において，どの財産がどのような理由で増減したかを識別する。
- 増減した財産と，その理由をそれぞれ適切な勘定科目に置き換える。
- 2. を勘定記入の法則にしたがって，それぞれ借方・貸方に振り分ける。
どの財産がどのような理由で増減したか
まず，簿記上の取引が生じたときに，どの財産がどのような理由で増減したかを識別します。
簿記では，企業の財産が増減することを取引といいますから，どの取引にも必ず財産の増減があります。なお，簿記において財産といった場合は，現時点で目に見える金品だけでなく，将来に企業の財産を増減させることが確実と見込まれる約束も含まれます。具体的に，将来に財産を増やす約束には貸付金，未収金，売掛金などがあり，将来に財産を減らす約束には借入金，未払金，買掛金などがあります。
教科書や資格試験などで，取引が文章で与えられたときは少々注意が必要です。「○○して，△△が××円増えた」といった書き方であれば，増減した財産（△△）も，増減した理由（○○）も分かりやすいのですが，「普通預金に利息が100円ついた」「交通費1,500円を現金で支払った」といったように，増えた・減ったという言葉が使われていないときは，意識していないと財産の増減を見落としてしまうかもしれません。
また，「備品60,000円を現金で購入した」「借入金100,000円を普通預金口座から返済した」といったように，複数の財産が同時に増減していたりといったケースもあります。この場合は，互いに1つの財産の増減がもう1つの財産の増減の理由になっています。最初の例でいえば，「備品が増えた→現金を支払ったから」「現金が減った→備品を買ったから」とどちらの立場からも考えることができます。次の例についても，「借入金が減った・普通預金から支払ったから」「普通預金が減った・借入金を返済したから」と2通りの解釈ができます。どちらの立場から考えても正しく仕訳を行うことはできます。「どちらが正解か」と悩む必要はありません。思ったとおりに財産の動きとその理由を分けてください。
勘定科目に置き換える
複式簿記では，「この内容はこの場所に記録する」ということがすべて決められています。この記録が行われる場所のことを勘定（かんじょう）といい，ひとつひとつの勘定につけられた名前のことを勘定科目といいます。学校でいえば，勘定がクラス，勘定科目が1年1組といったクラスの名前に相当します。
複式簿記上の記録は，すべて勘定科目を使って行われます。これは，自由な言葉で記録できるようにしてしまうと，人によって，また，同じ人でもその時の状況（時間に余裕がある／ないなど）によって，使用される言葉が変わってしまうためです。たとえば，お金であれば，現金，お金，カネ，マネー，お札，小銭，○○円札，○○円玉といったような色々な言い方ができてしまいます。このように使われている言葉がバラバラであると，いざ最後に集計を行うときに，どれとどれが同じで，どれとどれが違うかを見分ける作業が必要になり，余計な手間が増えてしまいます。はじめから記録に使える言葉を統一しておくことで，そのような手間が生じてしまうことを防ぐことができます。
勘定科目は，基本的には企業が自由に設定することができます。どのような勘定科目を設定するかによって，とれるデータが変わってきますので，企業の活動内容，経営方針をにらみながら，適切な勘定設計（使用する勘定科目を決める作業）を行うことが必要です。細かくデータをとりたいならば細かく勘定を分けるし，そうでないならば法令上求められる最低限の勘定だけで処理をしていくことになります。
なお，簿記検定などの資格試験では，各企業で使用されている勘定科目をそのまま認めてしまうと採点ができなくなるので，答案を書く際に使用できる勘定科目が指定されます。指定された勘定科目を無視して，独自の勘定と使ってしまうと得点になりませんので注意が必要です。
勘定記入の法則にしたがって借方・貸方に振り分ける
各勘定では，記録を行う場所が左右2つに分けられており，左側の記入欄のことを借方（かりかた）といい，右側の記入欄のことを貸方（かしかた）といいます。借方と貸方は相互にプラスとマイナスの関係にあり，どちらか一方がプラスの金額（増加）を記録し，もう一方がマイナスの金額（減少）を記録する場所になります。現金の動きが記入される現金出納帳において，収入欄と支出欄とが分けられているのと同じ理屈です。
勘定の種類
借方と貸方のどちらがプラスの金額で，どちらがマイナスの金額を表すかは，勘定によって違います。ひとつひとつの勘定ごとに「借方がプラス」「貸方がプラス」とおぼえていくのは大変ですが，複式簿記では，同じ性質をもつ勘定は同じルールで記録することになっています。したがって，どの勘定がどのような性質をもつものであるかをイメージできるようになれば，勘定ごとにどちらがプラスになるか（マイナスになるか）をひとつひとつおぼえていく手間を省くことができます。
勘定は，資産，負債，純資産，収益，費用およびこれらのいずれにも該当しないものの6つの種類に分けることができます。このうちまずは次の4つをおぼえるようにしましょう。
- 資産……企業が現在保有している財産・将来に企業の財産を増やすような契約・約束（現金，預金，備品，車両，売掛金，貸付金など）
- 負債……招来に企業の財産を減らすような契約・約束（買掛金，借入金など）
- 収益……当期中に企業の財産を増やした原因・理由（売上，受取手数料，受取利息など）
- 費用……当期中に企業の財産を減らした原因・理由（売上原価，給料，販売費，広告宣伝費，支払家賃など）
なお，純資産は企業の所有者（オーナー）との間で行われる取引（資本取引）を記録する勘定で，その他5つのいずれにも該当しない勘定は一時的に使用される仮の勘定のことをいいます。これらについては，勘定の種類も少なく，使用される場面も限定されていますので，後回しでも大丈夫です。
勘定記入の法則
金額の増加と減少を借方，貸方のどちらに記入するかは，勘定の種類と金額の組み合わせによって決定されます。この借方と貸方のどちらに記入するかを決定するルールのことを勘定記入の法則といいます。勘定記入の法則を具体的な図の形で示せば，次のようになります。
| 借方に記録するもの | 貸方に記録するもの | |
| 資産の増加（＋） | 資産の減少（−） | |
| 負債の減少（−） | 負債の増加（＋） | |
| 収益の取消（−） | 収益の発生（＋） | |
| 費用の発生（＋） | 費用の取消（−） |
まず，資産について借方が増加，貸方が減少というのは覚えてしまいましょう。これがすべての基本になります。
そして，負債・収益・費用については，資産の動きが記録される場所の反対側に記録をしていきます。負債・収益・費用をどちら側に記録するかは，具体的な勘定を使って考えると分かりやすいと思います。
負債については借入金勘定で考えてみましょう。銀行からお金を借り入れると資産（現金・預金）が増えます。資産の増加は借方に記録するのですから，負債（借入金）の増加はその反対側の貸方に記録します。逆に，借りていたお金を返済すると，企業がもっていた資産（現金・預金）が減ります。資産の減少は貸方に記録するのですから，負債（借入金）の減少はその反対側の借方に記録します。
収益については売上勘定で考えてみましょう。商品を売り上げると資産（現金・預金等）が増えます。資産の増加は借方に記録するのですから，収益（売上）の発生はその反対側の貸方に記録します。逆に，売り上げた商品が返品されたときは資産（現金・預金等）を返さなければなりません。資産の減少は貸方に記録するのですから，収益の取り消しは借方に記録します。
費用については交通費勘定で考えてみましょう。切符を購入すると資産（現金等）が減ります。資産の減少は貸方に記録するのですから，費用（交通費）の発生はその反対側の借方に記録します。逆に，購入した切符を払い戻したときは資産（現金等）が増えます。資産の増加は借方に記録するのですから，費用の取り消しはその反対側の貸方に記録します。
「資産の増加は借方，資産の減少は貸方」ということさえ覚えてしまえば，残りのものはこの資産との関係から論理的に導き出すことができます。丸暗記は苦手という人は，ここに示した資産の増減から導き出す方法を頭に入れておくとよいでしょう。
おわりに
一般的な簿記の教材では，はじめにこの仕訳の仕方や勘定記入の法則を学習するのですが，このような抽象的な説明をいきなりされてもなかなか具体的なイメージがわかないと思います。その場合は，いったんこの部分については飛ばしてしまい，具体的な取引の仕訳についてある程度学習を進めてから戻ってくるようにしましょう。具体的な仕訳の知識をある程度もっていれば，これらの内容が仕訳を学習するうえでの効率アップに役立つものであることが理解できるはずです。
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