買掛金元帳（仕入先元帳）による買掛金の管理

この記事では、買掛金元帳への記録について見ていきます。買掛金元帳とは、買掛金の発生・決済の状況を記録する会計帳簿のことをいいます。商品を掛けで仕入れている場合、代金の支払いは、商品を仕入れるつどではなく、一定期間ごとにまとめて行われます。そこで支払う金額は仕入先から発行される請求書に記載されていますが、正しく請求が行われているかは、自分の側でも記録を残しておかないと確認することができません。買掛金元帳は、この確認のための記録を行うための会計帳簿になります。

買掛金元帳の最大の特徴は、買掛金の状況が仕入先ごとにまとめられているところにあります。仕訳や転記は、企業全体の財産の状況を把握するために行われるため、買掛金の記録が企業ごとに分けられるということは基本的にありません。これに対して、買掛金の請求は、当然ながら仕入先ごとに別々に行われます。このような仕入先ごとの請求を確認するためには、すべての買掛金が1つの勘定で記録されてしまう仕訳や転記よりも、仕入先ごとに記録が分けられている買掛金元帳の方が便利です。

買掛金元帳への記録

買掛金元帳への記録は、次のような形で行われます。

買掛金元帳の記録は、仕入先ごとに別々に行われますので、どの仕入先に対する買掛金なのかを明らかにするために、まず、冒頭に仕入先名（下の例では、○○株式会社）を記載します。

以下では、どの仕入先にも共通する記載事項について説明しましょう。

月日欄

月日は、買掛金が増減した日付を記録します。基本的には仕訳と同じ日になります。

摘要欄

摘要には、買掛金が増減した理由を記録します。後々送られてくる請求書と突合するために納品書番号や注文番号などを書いておくとよいでしょう。買掛金元帳は買掛金の増減を記録するものですから、どの商品をいくらで何個仕入れたかといった細かな情報については、買掛金元帳に記載せずに、納品書などの他の書類（証憑）への参照を示しておくだけで十分でしょう。

借方欄・貸方欄

借方欄・貸方欄には、買掛金の増減額を記録します。仕訳や転記で買掛金の記録が行われるのと同じ側に記録を行います。買掛金勘定は負債の勘定ですから、買掛金が増加したときは貸方、買掛金が減少したときは借方に記録を行えばよいことになります。参考までに、4月3日、4月12日、および、4月20日の仕訳を書いてみましょう。仕訳で買掛金勘定の記録が行われている側と、買掛金元帳で金額が記録されている側が同じであることが分かるでしょう。

4月3日

4月12日

4月20日

借／貸欄

借／貸欄は、次の残高欄の金額が、借方残高であるか貸方残高であるかを示す欄になります。借方に記録された金額の合計額と、貸方に記録された金額の合計額を比べて、どちらが大きい方の文字（借か貸）を記録します。買掛金勘定は負債の勘定ですので、この欄への記入は、基本的には「貸」となります。

残高欄

残高欄には、その仕入先に対する買掛金の残高の額を記録します。この金額は、次の2つの方法で求めることができます。

1. 直前の残高欄に記録された金額に、貸方に記録された金額を加えるか（買掛金が増加したとき）、直前の残高欄に記録された金額から、借方に記録された金額を差し引く（買掛金が減少したとき）
2. 貸方に記録された金額の合計額から、借方に記録された金額の合計額を差し引く

ただ、上の計算方法を覚えようとするよりも、買掛金が増えたか、減ったかを考えて直感的に計算してしまった方が間違いはないかもしれませんね。

買掛金元帳に記録する増減額

買掛金は、商品を仕入れたときに発生するものですが、買掛金の増加額は必ずしも商品の仕入金額と一致しません。たとえば、商品の発送を仕入先に委託しており、その委託した運送料を商品の代金とあわせて仕入先に支払うことにしている場合、買掛金に計上される金額は、商品の金額にその委託した運送料を加えた金額となります。

また、買掛金の増加額と、仕入勘定に記録される金額も必ずしも一致しません。商品の仕入れにあたって発生した引取運賃を自ら支払っている場合、仕入勘定にはその引取運賃を含めた金額で仕訳を行いますが、買掛金の額には含まれません。引取運賃を自ら支払っているのですから、それを仕入先に対して支払う金額を表す買掛金の額に含めてしまってはおかしくなります。

買掛金元帳に記録する金額は、あくまでも仕入先に対して支払う金額です。商品の仕入代金や仕入勘定に記入される金額と関係なく、「仕入先に対していくら支払わなければならないか」と考えて、記録する金額を決めることが重要になります。