買掛帳への記録

買掛帳の様式

仕入先欄

各ページの冒頭に、そのページがどの仕入先に対する買掛金の額を記録するためのページであるかを明らかにするために、その仕入先の名前を書きます。

月・日欄

買掛金を増減させる出来事があった日付を書きます。なお、記録を一定期間ごとにまとめて行う場合であっても、月・日欄に記録する日付は（記録を行った日ではなく）、その出来事があった日付となります。

摘要欄

買掛金が増減した原因・理由を記録します。

仕入金額欄

商品を仕入れたことによって増加した買掛金の額を記入します。

支払金額欄

支払等によって減少した買掛金の額を記入します。

残高金額欄

仕入先に対する買掛金のその時点における残高金額（まだ支払っていない金額）を記録します。

取引の記録

入金金額欄への記入

商品を掛けで仕入れたとき

商品を掛けで仕入れたときは（買掛金が発生したときは）、その商品を仕入れた日付を月・日欄に記入したうえで、発生した買掛金の額をその原因・理由ごとに分けて摘要欄と仕入金額欄に記入します。なお、1つの取引で複数行を使うことになるため、次の取引の記録とごちゃごちゃにならないように、取引ごとに一本線を引いて区切ります。

なお、消費税が発生している場合は、標準税率（10％）のものか軽減税率（8％）のものかが分かるように、税率を明示しておく必要があります。上の例では、A商品もB商品も10％でしたので、商品側の注記を省略していますが、標準税率のものと軽減税率のものを同時に仕入れた場合は、標準税率が適用されるものがどれで、軽減税率が適用されるものがどれかが分かるように、商品側にも何らかの注記をつけておく必要があります。

残高金額欄には、直前の残高金額欄に記入されている金額（25,300円）に、仕入金額欄に記入した金額の合計額（15,000円＋10,000円＋2,500円＝27,500円）を加えた金額（25,300円＋27,500円＝52,800円）を記入します。

返品をしたとき、値引き・割戻しを受けたとき

かねて掛けで仕入れていた商品（買掛金の増加を記録していたもの）について、返品を行ったり、値引きや割戻しを受けた場合は、この返品や、値引き・割戻しによる買掛金の減少を、摘要欄と仕入金額欄に赤字で、かつ、その原因・理由ごとに記録します。この赤字での記録は、以前に仕入金額欄に行っていた記録を修正することを意味します。なお、集計にあたってミスが生じにくいように、また、買掛帳をコピーして利用する（コピーされる）場合に色が分からなくなってしまわないように、金額にはマイナスを意味する△をつけておくとよいでしょう。

残高金額欄には、直前の残高金額欄に記入されている金額（29,700円）から、仕入金額欄に記入した金額の合計額（4,000円＋400円＝4,400円）を差し引いた金額（29,700円－4,400円＝25,300円）を記入します。

支払金額欄への記入

買掛金を支払ったとき

買掛金を支払ったときは（買掛金が減少したときは）、その支払った日付を月・日欄に記入したうえで、減少した買掛金の額を支払金額欄に記入します。なお、銀行振込で支払う場合などは、買掛金の額に加えて、振込手数料などを支払うことが必要になりますが、買掛帳はあくまでも買掛金の状況を記録するための会計帳簿ですから、振込手数料の額を除いた買掛金の純粋な減少額を記録します。

残高金額欄には、直前の残高金額欄に記入されている金額（52,800円）から、支払金額欄に記入した金額（25,300円）を差し引いた金額（52,800円－25,300円＝27,500円）を記入します。

割引きを受けたとき

買掛金を通常よりも早く支払った場合、その支払額の一部が免除されることがあります。これを買掛金の割引といいます。

この場合、仕入先に対して支払う金額は、割引を受ける分、当初の買掛金の額よりも少なくて済みますが、買掛帳の支出金額欄には、割引額を差し引く前の当初の買掛金の額（その支払いによって、今後、支払わなくてよくなる＝支払ったものとして取り扱われる買掛金の額）を記入します。支払金額欄に記入される金額は、割引額だけ、実際に支払った金額（割引額を差し引いた後の金額）よりも多くなります。