総勘定元帳

総勘定元帳とは

総勘定元帳（そうかんじょうもとちょう）とは、複式簿記で記録を行っている場合に使用される主要簿のひとつで、取引によって生じた財産の動きやそれらの動きをもたらした理由を1つ1つ別々の場所に記録できるようにしたものをいいます。各期の財務諸表は、この総勘定元帳に記録された金額をもとに作成されます。

総勘定元帳への記録は、仕訳帳に取引を仕訳した後に行われ、仕訳帳の記録が一部引き継がれます。このため、総勘定元帳への記録を完全に理解するためには、仕訳帳への記録の方法についてもあらかじめ理解しておく必要があります。

なお、総勘定元帳には、勘定式と残高式の2つの様式（フォーマット）があります。

勘定

勘定（かんじょう）とは、総勘定元帳のなかに設けられた、財産の動きやそれらの動きをもたらした理由を記録する場所のことをいいます。勘定は、財産の動きやそれらの動きをもたらした理由1つ1つについて設けられ、それぞれ別々の名前がつけられています。この勘定につけられている名前のことを勘定科目（かんじょうかもく）といいます。

各勘定への金額の記入は、それぞれ左右に分けて行います。左側の記入欄のことを借方（かりかた）といい、右側の記入欄のことを貸方（かしかた）といいます。これらの記入欄には、取引による増加額と減少額をそれぞれ分けて記入します。増加額と減少額をそれぞれ借方、貸方のどちらに記入するかは、勘定によって異なります。

残高式の総勘定元帳への記録

月・日欄

月・日欄には、実際に現金が増減した日付を記録します。総勘定元帳への記録を、週末など、後日まとめて行うような場合であっても、月・日欄には、記録を行った日ではなく、実際に取引が行われた日付を記録します。

取引が行われた日付の属する月が直前に記録された月と同じである場合は、月欄への記入を省略して構いません。また、取引が行われた日付が直前に記録された日と同じである場合は、「〃」と記入する形で日欄への記入を省略してすることができます。

摘要欄

仕訳において相手勘定とされた勘定の勘定科目（勘定の名前）を記入します。

ただし、相手勘定が複数ある場合は、諸口（しょくち）とします。

仕丁欄

その記録が転記される元となった仕訳帳のページ番号を記録します。

仕丁欄への記録は、仕訳帳に行われた記録が正しく総勘定元帳に引き継がれたことを示すために行われます。

借方金額欄

仕訳において、取引による増減額（発生・取消額）を借方に記録することとされた場合は、こちらにその金額を記入します。

貸方金額欄

仕訳において、取引による増減額（発生・取消額）を貸方に記録することとされた場合は、こちらにその金額を記入します。

借／貸欄

残高金額に記録された金額が借方残高であるか、貸方残高であるかを、それぞれ「借」「貸」の1文字で表します。

なお、借方残高、貸方残高とは、それまでに借方金額欄、貸方金額欄に記録された金額をそれぞれ合計して、合計金額が多い方のことをいいます。借方金額欄の合計金額の方が多い場合は借方残高、貸方金額欄の合計金額の方が多い場合は貸方残高となります。

残高金額欄

残高金額欄には、それまでに借方金額欄、貸方金額欄に記録された金額をそれぞれ合計して、合計金額が多い方から少ない方を差し引いた金額のことをいいます（借方金額欄の合計額と貸方金額欄の合計金額の差額）。

この金額は、直前の残高金額欄の金額に、借方金額欄、貸方金額欄に記入した金額を加減することによっても求めることができます。

現金出納帳との比較

上に示した現金勘定は、現金の動きを記録する勘定です。現金出納帳を作成している場合、その記録は現金勘定の記録と同じような形になります。しかし、現金勘定に行われる記録と、現金出納帳に行われる記録の間には、次のような違いがあります。

勘定式の総勘定元帳への記録

勘定式の場合も、総勘定元帳に記録すべき内容は変わりませんが、金額欄だけでなく、月・日欄、摘要欄および仕丁欄もすべて借方と貸方に分けられているところに違いがあります。借方と貸方の記録はそれぞれ上につめて行い、空行をつくらないようにします。これは、その空行に関係のない情報、実際には行われていない取引の記録などを追加で記入されるなどされないようにするためです。