総勘定元帳への記録（勘定式）
勘定式の総勘定元帳の様式
| 総 勘 定 元 帳 | |||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 現 金 | |||||||||
| 月 | 日 | 摘要 | 仕丁 | 金額 | 月 | 日 | 摘要 | 仕丁 | 金額 |
| 4 | 1 | 元入金 | 1 | 300,000 | 4 | 1 | 仕入 | 1 | 70,000 |
| 2 | 売上 | 〃 | 30,000 | 〃 | 旅費交通費 | 〃 | 800 | ||
| 2 | 消耗品費 | 〃 | 2,200 | ||||||
- 勘定科目
- 勘定科目は、各ページの一番上に明示します。
- 月・日欄
- その勘定に記録すべき取引が行われた日付を記入します（記録を行った日付ではありません）。
- 直前の記録と同じ月に行われた取引である場合、月欄の記録は省略できます。
- 直前の記録と同じ日に行われた取引である場合、日欄は「〃」とします。
- 摘要欄
- 仕訳において相手勘定とされた勘定の勘定科目を記入します。ただし、相手勘定が複数ある場合は、諸口とします。
- 仕丁欄
- その勘定に記録すべき取引が仕訳されている仕訳帳のページ番号を記入します。仕丁欄への記録は、仕訳帳の記録を総勘定元帳に転記したタイミングで行います。
- 金額欄
- 取引による増減額（発生・取消額）を記入します。
なお、勘定式の場合は残高金額が記入される場所はありません。残高金額を知りたいときは、そのつど、そこまでに借方、貸方それぞれの金額欄に行われた記録を集計し、その差額を求める必要があります。
取引の記録
勘定式の総勘定元帳では、金額を記入する欄だけではなく、記録を行う場所全体が借方と貸方に分けられていますから、記録を行うときは、借方側か貸方側のどちらか一方だけを使用します。間をあけるとそこに余計な記録が書き加えられてしまう可能性があるため、記録は、借方側、貸方側どちらも上につめて行います。
借方に記録を行う場合
| 総 勘 定 元 帳 | |||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 現 金 | |||||||||
| 月 | 日 | 摘要 | 仕丁 | 金額 | 月 | 日 | 摘要 | 仕丁 | 金額 |
| 4 | 1 | 元入金 | 1 | 300,000 | |||||
取引が行われたときは、その取引が発生した日付を月・日欄に、相手勘定を摘要欄に（相手勘定が複数ある場合は諸口）、その取引が仕訳されている仕訳帳のページ番号を仕丁欄に、借方に記録すべき金額を金額欄にそれぞれ記入します。
貸方に記録を行う場合
| 総 勘 定 元 帳 | |||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 現 金 | |||||||||
| 月 | 日 | 摘要 | 仕丁 | 金額 | 月 | 日 | 摘要 | 仕丁 | 金額 |
| 4 | 1 | 仕入 | 1 | 70,000 | |||||
取引が行われたときは、その取引が発生した日付を月・日欄に、相手勘定を摘要欄に（相手勘定が複数ある場合は諸口）、その取引が仕訳されている仕訳帳のページ番号を仕丁欄に、貸方に記録すべき金額を金額欄にそれぞれ記入します。